TechSmith, 비동기 우선 문화 정착을 위해 한 달간 모든 회의 취소

미시간주 이스트랜싱에 본사를 두고 Snagit과 Camtasia를 만드는 TechSmith는 팬데믹 기간 완전 원격 근무로 전환하면서 약 300명의 직원 사이에 회의 피로가 쌓이는 것을 지켜봤다. 경영진은 일정에서 몇 분을 줄이는 대신, 한 달 동안 회의를 아예 없애 문화를 새로 시작하기로 했다.

일정을 줄이지 말고 한 달 동안 모든 회의를 취소해 비동기 우선 근무를 강제한 뒤, 꼭 필요하다고 입증된 회의만 '역전 회의' 형태로 남긴다.

2022년 7월, 회사는 컨설팅 업체 Convince & Convert와 함께 '비동기 우선 7월'을 시행했다. 전사적으로 모든 회의를 취소하고, 업무는 Snagit 녹화와 Slack 같은 비동기 도구로 옮겼다. TechSmith는 직원들을 대상으로 사전·사후 설문을 실시한 뒤 효과가 있었던 것을 제도화했다. 팀이 자체적으로 일정을 정하고, 핵심 근무 시간은 폐지했으며, 필요한 회의는 진행자가 사전에 맥락을 담은 짧은 영상을 공유해 모두가 결정할 준비를 갖추고 참석하는 '역전 회의'로 바꿨다.

스스로 생산적이라고 강하게 동의한 직원은 15% 늘었고, 남은 회의의 평균 중요도 점수는 3.32에서 3.57로 약 8% 올랐으며, 직원 85%가 앞으로 일부 회의를 비동기 커뮤니케이션으로 대체하겠다고 답했다. 부수적으로 발견된 것은 형평성이었다. 논의가 실시간 회의장 밖으로 옮겨가자 조용한 직원들이 더 많이 기여하기 시작했다.

Snagit과 Camtasia를 만드는 화면 캡처 소프트웨어 기업 TechSmith가 팬데믹 기간 완전 원격 근무로 전환하자 가상 회의가 급증했고, 직원들은 회사 자체 제품이 해결하려 했던 바로 그 '줌 피로'에 시달리게 됐다. 약 300명 규모의 이 회사는 회의 길이나 횟수를 줄이는 대신, 회의가 전혀 없을 때 업무가 어떤 모습인지 시험해 보기로 했다.

2022년 7월 TechSmith는 컨설팅 회사 Convince & Convert와 함께 '비동기 우선 7월'을 시행했다. 한 달 동안 모든 회의를 취소하고 팀들은 녹화, 공유 문서, 채팅을 통해 비동기로 소통했다. 회사는 한 달 전후로 만족도, 생산성, 각 동기 회의의 중요도에 대해 직원 설문을 실시해 실험을 의견이 아닌 데이터로 바꿨다.

그 결과는 지속적인 정책으로 이어졌다. 스스로 생산적이라고 강하게 동의한 직원은 15% 늘었고, 회의의 평균 중요도 평가는 3.32에서 3.57로 약 8% 올랐으며, 직원 85%가 앞으로 일부 회의를 비동기 커뮤니케이션으로 대체하겠다고 답했다. 이후 TechSmith는 강제 핵심 근무 시간을 없애고 각 팀이 업무 일정을 스스로 정하게 했으며, '역전 회의'를 도입했다. 주최자가 사전에 맥락을 담은 짧은 영상을 공유해 실시간 시간을 정보 전달이 아닌 결정에 쓰도록 한 것이다.

전면 금지는 문제를 명확히 드러냈다. 회의가 기본값이 아닌 상태에서 직원들은 어떤 업무에 실제로 동기 시간이 필요한지 발견했다.

사전·사후 측정은 문화적 짐작을 회사가 활용하고 공유할 수 있는 숫자로 바꿔 주었다.

비동기 우선 논의는 내성적인 직원에게도 기여할 기회를 주었는데, 이는 실험이 애초에 겨냥한 적 없는 형평성 혜택이었다.

역전 회의 형식은 두 방식의 장점을 모두 살렸다. 맥락은 영상으로 미리 도착하고, 실시간 세션은 더 짧고 더 결단력 있게 진행된다.

전면 금지는 기본값을 재설정한다. 가치를 입증한 회의만 돌아오며, 비동기 습관은 조용한 목소리에 차례를 주고 체감 생산성을 끌어올린다.

TechSmith는 2023년 1월 '회의 없는 한 달: 비동기 우선 문화를 구축하기 위한 실험'에서 결과를 발표하고 그 관행을 유지했다. 팀 단위 일정 결정, 강제 핵심 근무 시간 폐지, 자사 화면 캡처 도구를 기반으로 한 역전 회의, 600만 달러 이상의 회의 기술을 갖춘 디지털 우선 하이브리드 본사가 그것이다. 인사 담당 부사장 Amy Casciotti는 이후 HR Executive와 DiversityQ에 이 실험에 관해 기고하며, 회의 없는 한 달을 다른 하이브리드 고용주가 응용할 수 있는 '소프트 리부트'로 규정했다.