TechSmith cancela todas las reuniones durante un mes para imponer una cultura que prioriza lo asíncrono

TechSmith, con sede en East Lansing, Michigan, y creador de Snagit y Camtasia, pasó a ser totalmente remoto durante la pandemia y observó cómo la fatiga de reuniones se acumulaba entre sus aproximadamente 300 empleados. En lugar de recortar minutos del calendario, su dirección decidió reiniciar la cultura eliminando por completo las reuniones durante un mes.

No recortar el calendario, sino cancelar todas las reuniones durante un mes e imponer el trabajo que prioriza lo asíncrono, para después conservar solo las reuniones que demuestren ser necesarias, como «reuniones invertidas».

En julio de 2022, la empresa llevó a cabo «Async-First July» con la consultora Convince & Convert: se cancelaron todas las reuniones en toda la empresa y el trabajo pasó a herramientas asíncronas como las grabaciones de Snagit y Slack. TechSmith encuestó a los empleados antes y después, y luego codificó lo que funcionó: los equipos eligieron sus propios horarios, se eliminaron las horas laborales centrales y las reuniones necesarias se convirtieron en «reuniones invertidas», en las que el responsable comparte con antelación un vídeo breve con el contexto para que todos lleguen listos para decidir.

Los empleados que estaban muy de acuerdo con que se sentían productivos aumentaron un 15 %, la puntuación media de importancia de las reuniones restantes subió casi un 8 % (de 3,32 a 3,57) y el 85 % del personal dijo que sustituiría algunas reuniones futuras por comunicación asíncrona. Un hallazgo secundario fue la equidad: los empleados más callados empezaron a contribuir más una vez que las conversaciones salieron del espacio de las reuniones en vivo.

Cuando TechSmith, el fabricante de software de captura de pantalla creador de Snagit y Camtasia, pasó a ser totalmente remoto durante la pandemia, las reuniones virtuales se multiplicaron hasta que los empleados sufrieron la misma «fatiga de Zoom» que los propios productos de la empresa pretendían resolver. En lugar de recortar la duración o el número de reuniones, la empresa, de unas 300 personas, decidió probar cómo era el trabajo sin reuniones en absoluto.

En julio de 2022, TechSmith llevó a cabo «Async-First July» junto con la consultora Convince & Convert: se cancelaron todas las reuniones durante un mes y los equipos se comunicaron de forma asíncrona mediante grabaciones, documentos compartidos y chat. La empresa encuestó a los empleados sobre satisfacción, productividad e importancia de cada reunión síncrona antes y después del mes, convirtiendo el experimento en datos en lugar de opiniones.

Los resultados dieron forma a una política duradera. Los empleados que estaban muy de acuerdo con que se sentían productivos aumentaron un 15 %, la importancia media valorada de las reuniones subió casi un 8 %, de 3,32 a 3,57, y el 85 % del personal dijo que sustituiría algunas reuniones futuras por comunicación asíncrona. TechSmith eliminó entonces las horas centrales obligatorias, dejó que cada equipo decidiera cómo programa el trabajo y adoptó las «reuniones invertidas»: el organizador comparte con antelación un vídeo breve con el contexto para que el tiempo en vivo se dedique a decidir, no a informar.

Una prohibición total hizo legible el problema: sin reuniones como opción por defecto, los empleados descubrieron qué trabajo necesita realmente tiempo síncrono.

Medir antes y después convirtió una intuición cultural en cifras sobre las que la empresa podía actuar y que podía compartir.

La discusión que prioriza lo asíncrono dio a los empleados reservados la oportunidad de contribuir, un beneficio de equidad que el experimento nunca se propuso.

El formato de reunión invertida conservó lo mejor de ambos modos: el contexto llega con antelación en vídeo y las sesiones en vivo son más breves y decisivas.

Una prohibición general restablece lo predeterminado: solo vuelven las reuniones que demuestran su valor, mientras que los hábitos asíncronos dan turno a las voces más calladas y elevan la productividad percibida.

TechSmith publicó los resultados en enero de 2023 en «A Month with No Meetings: An Experiment to Build an Async-First Culture» y mantuvo las prácticas: decisiones de programación a nivel de equipo, sin horas centrales obligatorias, reuniones invertidas basadas en sus propias herramientas de captura de pantalla y una sede híbrida digital-first equipada con más de 6 millones de dólares en tecnología para reuniones. La vicepresidenta de RR. HH., Amy Casciotti, ha escrito desde entonces sobre el experimento para HR Executive y DiversityQ, enmarcando el mes sin reuniones como un «reinicio suave» que otros empleadores híbridos podrían adaptar.