TechSmith sagt alle Meetings für einen Monat ab, um eine Async-First-Kultur zu erzwingen

TechSmith, der Hersteller von Snagit und Camtasia aus East Lansing, Michigan, arbeitete während der Pandemie vollständig remote und beobachtete, wie sich bei seinen rund 300 Mitarbeitenden eine Meeting-Müdigkeit aufbaute. Statt nur Minuten aus dem Kalender zu streichen, beschloss die Führung, die Kultur neu aufzusetzen, indem sie Meetings für einen Monat ganz abschaffte.

Den Kalender nicht kürzen – alle Meetings für einen Monat absagen und Async-First-Arbeit erzwingen, dann nur die Meetings behalten, die sich als notwendig erweisen, als „umgedrehte Meetings“.

Im Juli 2022 führte das Unternehmen mit der Beratung Convince & Convert einen „Async-First July“ durch: Alle Meetings wurden unternehmensweit abgesagt, und die Arbeit verlagerte sich auf asynchrone Werkzeuge wie Snagit-Aufzeichnungen und Slack. TechSmith befragte die Mitarbeitenden vorher und nachher und kodifizierte dann, was funktionierte – Teams wählten ihre eigenen Zeitpläne, feste Kernarbeitszeiten wurden abgeschafft, und notwendige Meetings wurden zu „umgedrehten Meetings“, bei denen die Leitung vorab ein kurzes Video mit Kontext teilt, sodass alle vorbereitet ankommen, um zu entscheiden.

Der Anteil der Mitarbeitenden, die stark zustimmten, sich produktiv zu fühlen, stieg um 15 %, der durchschnittliche Wichtigkeitswert der verbleibenden Meetings kletterte um fast 8 % (von 3,32 auf 3,57), und 85 % der Belegschaft gaben an, künftig einige Meetings durch asynchrone Kommunikation ersetzen zu wollen. Ein Nebenbefund betraf die Chancengleichheit: Stillere Mitarbeitende begannen mehr beizutragen, sobald sich die Diskussionen vom Live-Meeting-Forum wegbewegten.

Als TechSmith, der Hersteller von Screen-Capture-Software hinter Snagit und Camtasia, während der Pandemie vollständig remote arbeitete, vervielfachten sich die virtuellen Meetings, bis die Mitarbeitenden unter derselben „Zoom-Müdigkeit“ litten, die die eigenen Produkte des Unternehmens eigentlich lösen sollten. Statt Meeting-Längen oder -Anzahlen zu kürzen, beschloss das rund 300 Personen große Unternehmen zu testen, wie Arbeit ganz ohne Meetings aussah.

Im Juli 2022 führte TechSmith gemeinsam mit der Beratungsfirma Convince & Convert einen „Async-First July“ durch: Alle Meetings wurden für einen Monat abgesagt, und die Teams kommunizierten asynchron über Aufzeichnungen, geteilte Dokumente und Chat. Das Unternehmen befragte die Mitarbeitenden vor und nach dem Monat zu Zufriedenheit, Produktivität und der Wichtigkeit jedes synchronen Meetings und verwandelte das Experiment so in Daten statt Meinungen.

Die Ergebnisse prägten dauerhafte Richtlinien. Der Anteil der Mitarbeitenden, die stark zustimmten, sich produktiv zu fühlen, stieg um 15 %, die durchschnittlich bewertete Wichtigkeit von Meetings kletterte um fast 8 % von 3,32 auf 3,57, und 85 % der Belegschaft gaben an, künftig einige Meetings durch asynchrone Kommunikation ersetzen zu wollen. TechSmith schaffte daraufhin verpflichtende Kernarbeitszeiten ab, ließ jedes Team selbst entscheiden, wie es seine Arbeit plant, und führte „umgedrehte Meetings“ ein: Die organisierende Person teilt vorab ein kurzes Video mit Kontext, sodass die Live-Zeit für Entscheidungen statt für Information genutzt wird.

Ein vollständiges Verbot machte das Problem sichtbar: Ohne Meetings als Standard entdeckten die Mitarbeitenden, welche Arbeit wirklich synchrone Zeit braucht.

Das Messen vorher und nachher verwandelte eine kulturelle Vermutung in Zahlen, auf deren Grundlage das Unternehmen handeln und die es teilen konnte.

Die Async-First-Diskussion gab zurückhaltenden Mitarbeitenden die Chance, beizutragen – ein Vorteil für die Chancengleichheit, für den das Experiment nie gedacht war.

Das Format der umgedrehten Meetings bewahrte das Beste beider Modi – der Kontext kommt vorab per Video, und die Live-Sitzungen sind kürzer und entscheidungsfreudiger.

Ein pauschales Verbot setzt den Standard neu: Nur Meetings, die ihren Wert beweisen, kehren zurück, während asynchrone Gewohnheiten leiseren Stimmen Gehör verschaffen und die wahrgenommene Produktivität steigern.

TechSmith veröffentlichte die Ergebnisse im Januar 2023 in „A Month with No Meetings: An Experiment to Build an Async-First Culture“ und behielt die Praktiken bei: Entscheidungen über die Arbeitsplanung auf Teamebene, keine verpflichtenden Kernarbeitszeiten, umgedrehte Meetings auf Basis der eigenen Screen-Capture-Werkzeuge und eine digital-first Hybrid-Zentrale, die mit mehr als 6 Millionen US-Dollar an Meeting-Technologie ausgestattet ist. Die VP of HR Amy Casciotti hat seitdem über das Experiment für HR Executive und DiversityQ geschrieben und den meetingfreien Monat als „Soft Reboot“ beschrieben, den andere Hybrid-Arbeitgeber übernehmen könnten.