Chiat/Day의 1994년 가상 사무실, 지정 좌석을 전부 없애고 오피스 호텔링의 씨앗을 심다

애플의 '1984' 광고를 만든 대행사 Chiat/Day는 창의적인 회사의 사무실이 '저장 구조물'이라고 주장했다. 개인 책상과 서류 캐비닛이 사람들을 고정된 영역에 묶어 둔다는 것이다. 제이 치아트는 모바일 기술이 그것을 구식으로 만들었다고 확신했고, 직원을 어디서 일할지 스스로 결정하는 성인으로 대우하는 공간을 원했다.

사무실을 공유 인프라로 전환한다. 지정된 책상이나 파일이 없고, 노트북과 전화는 매일 대여하며, 통화는 사람들이 일하기로 선택한 곳 어디로든 착신 전환한다.

1994년 1월 4일, 베니스 직원들은 컨시어지가 서비스하는 사무실로 들어섰다. 노트북은 매일 대여되었고, 전화 통화는 각자가 앉은 곳으로 착신 전환되었으며, 파일은 서버와 하루 두 번 택배로 오가는 외부 기록 보관소로 옮겨졌다. 뉴욕은 가에타노 페스체의 디자인으로 뒤를 이었다. 개인 사무실도, 지정 좌석도 없었고, 컴퓨터 스테이션은 위계적인 줄 대신 새장 같은 포드에 흩어져 있었다.

이 실험은 Chiat/Day를 '가상 사무실'의 가장 많이 인용되는 사례 연구로 만들었고, 앤더슨 컨설팅 같은 컨설팅 회사들이 이미 운영하던 오피스 호텔링의 확산에 기여했다. 대행사 내부에서는 마찰을 낳았다. 자리를 찾고 통화를 착신 전환하는 데 시간을 잃었고, 직원들이 그만두었으며, 책상은 가족 사진과 이름 표지로 다시 점령되었다.

1994년 1월 4일, Chiat/Day 직원들은 베니스 사무실로 들어서서 그것이 완전히 바뀐 것을 발견했다. 컨시어지가 각자에게 노트북을 빌려주고, 전화 통화를 그들이 앉기로 선택한 곳으로 착신 전환했으며, 파일 캐비닛의 내용물을 서버와 외부 기록 보관소로 보냈다. 애플의 '1984' 광고로 유명한 이 광고 대행사는 지정 좌석을 폐지했다.

대행사를 운영하던 제이 치아트는 옛 사무실을 '저장 구조물'이라 부르고 새 사무실을 '자원 구조물'이라 불렀다. 아무도 책상을 소유하지 않고, 업무가 이동하며, 팀이 프로젝트가 이끄는 곳 어디서든 구성되는 사무실이다. 뉴욕은 디자이너 가에타노 페스체의 버전으로 뒤를 이었는데, 당시 한 직원이 '사무실 안에 사무실이 없다'고 묘사한 사무실이었다. 컴퓨터 스테이션은 줄지어 위계를 이루는 대신 새장처럼 흩어져 있었다.

마찰은 빠르게 찾아왔다. 직원들은 앉을 자리를 찾고 전화를 다시 연결하는 데 시간을 잃었다. 대행사 자체의 정보 책임자는 아무도 전에 해 본 적이 없어서 '삼분의 일 법칙', 즉 3분의 1은 사무실에, 3분의 1은 회의에, 3분의 1은 고객과 함께 있다는 법칙을 추측했다고 인정했다. 몇몇 직원은 떠났고, 다른 이들은 시스템을 우회하여 파워북에 가족 사진을 붙이고 표지판으로 의자를 차지했다.

1997년까지 Chiat/Day는 지정되지 않은 책상과 노트북 대여 시스템을 조용히 끝내고 개인 물품에 둘러싸인 터미널로 돌아갔다. 그러나 그 아이디어는 실험보다 오래 살아남았다. 오피스 호텔링은 컨설팅 회사와 기술 기업을 통해 확산되었고, 대행사가 유지한 도구들, 즉 공유 서버, 휴대전화, 외부 근무는 일상이 되었다.

물리적 영역은 조용히 위계를 담고 있기 때문에, 지정 좌석을 없애자 Chiat/Day는 협업과 이동성을 중심으로 업무를 재구축할 수밖에 없었다.

컨시어지, 노트북, 서버 시스템은 그 아이디어를 다른 회사들이 시험하고 측정하고 모방할 수 있을 만큼 구체적으로 만들었다.

창의적인 직원을 어디서 언제 일할지 스스로 결정하는 성인으로 대우한 것은 대행사의 이미지와 맞는 신뢰의 가시적인 선언이었다.

실패 속에서도 실험은 데이터를 만들어냈다. 그 마찰 지점들은 이후 호텔링 프로그램이 해결해야 했던 체크리스트가 되었다.

업무 공간 재설계는 프로세스 재설계다. 자리 찾기, 통화 연결, 파일 보관이 쉽게 유지되지 않으면 개인 책상을 없애는 것은 실패한다. 그렇지 않으면 사람들이 자신의 영역을 다시 세운다.

1997년까지 Chiat/Day는 지정되지 않은 책상 시스템을 조용히 끝냈다. 직원들은 다시 가족 사진과 딜버트 만화에 둘러싸인 터미널에서 일했다. 대행사는 지속 가능한 부분들, 즉 사무실을 연결하는 파일 서버, 휴대전화, 이메일로 전달되는 팩스, 외부 근무 장려를 유지했고, 가상 사무실 개념 자체는 컨설팅 회사를 통해 확산되어 '오피스 호텔링'이 되었다. 이 관행은 대행사 자체의 시도보다 오래 살아남았고 수십 년이 지난 지금도 논의되고 있다.