Dropbox' „Virtual First“ macht Remote-Arbeit zum Standard – Büros werden zu Collaboration-Studios

Dropbox mit mehr als 2.800 Mitarbeitenden und Büros, die auf persönliche Zusammenarbeit ausgelegt waren, musste 2020 vollständig auf Remote-Arbeit umstellen. Eine gemeinsam mit dem Economist Intelligence Unit durchgeführte Untersuchung zeigte, dass die meisten Mitarbeitenden nicht zum Büroalltag vor der Pandemie zurückkehren wollten – deshalb entschied sich CEO Drew Houston, Wissensarbeit rund um Remote-Arbeit neu zu gestalten, statt auf eine Wiedereröffnung zu warten.

Remote-Arbeit nicht länger als vorübergehende Ausnahme behandeln: Remote-Erfahrung zur primären Erfahrung machen, Asynchronität zum Standard und Büros nur noch als buchbare Studios erhalten.

Am 13. Oktober 2020 angekündigt: Remote-Arbeit (außerhalb eines Büros) wurde „die primäre Erfahrung für alle Mitarbeitenden und der tägliche Standard“. Dropbox legte asynchrone Kommunikation als Standard fest, Kernzeiten für Zusammenarbeit (typischerweise 9 bis 13 Uhr), ein Zusatzleistungsbudget und die Erlaubnis, Meetings abzulehnen, verlängerte die Heimarbeit bis Juni 2021 und begann, die Büros in Dropbox Studios für Meetings, Offsites und Kurse umzubauen.

Remote-Arbeit wurde zum dauerhaften Standard: Bis Juli 2021 wurden die Studios in den USA im Soft-Launch eingeführt, während Dropbox den Großteil seiner bisherigen Büros untervermietete und dedizierte Studios in San Francisco, Seattle, Tokio und Tel Aviv sowie bedarfsweise nutzbare Räume anderswo plante; die Mitarbeiterbefragung ergab, dass 60 % den Wechsel als einfach empfanden und 42 % mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten gewannen.

Am 13. Oktober 2020 kündigte Dropbox an, ein „Virtual First“-Unternehmen zu werden: Remote-Arbeit außerhalb eines Büros sollte „die primäre Erfahrung für alle Mitarbeitenden und der tägliche Standard“ werden. Das Unternehmen hatte damals mehr als 2.800 Mitarbeitende, und die Ankündigung verlängerte die verpflichtende Heimarbeit bis Juni 2021.

Das Modell war gestaltet, nicht improvisiert. Dropbox führte eine Untersuchung mit dem Economist Intelligence Unit durch, die ergab, dass die meisten Mitarbeitenden nicht zum Büroalltag vor der Pandemie zurückkehren wollten; anschließend legte das Unternehmen konkrete Regeln fest – asynchrone Kommunikation als Standard, Kernzeiten für Zusammenarbeit typischerweise von 9 bis 13 Uhr, ein Zusatzleistungsbudget und die Erlaubnis, unnötige Meetings abzulehnen.

Die Büros wurden nicht unverändert beibehalten. Dropbox begann, sie in „Studios“ umzubauen: weiche, cafégleiche Räume, Konferenzräume für Offsites vor Ort und Schulungsräume für gemeinsames Lernen, mit geplanten dedizierten Studios in San Francisco, Seattle, Tokio und Tel Aviv sowie kleineren bedarfsweise nutzbaren Räumen anderswo. Das Unternehmen stellte seine Erkenntnisse als Virtual First Toolkit Open Source zur Verfügung.

Bis Juli 2021 wurden die ersten US-Studios im Soft-Launch eingeführt, während Dropbox einen Großteil seiner bisherigen Büroflächen untervermietete. CEO Drew Houston nannte den Wechsel eine Einbahnstraße – „eine der größten Veränderungen der Wissensarbeit seit der Prägung des Begriffs 1959“ – und positionierte Dropbox als Wegweiser für andere Unternehmen, die verteiltes Arbeiten neu gestalten.

Einen Standard zu erklären (Remote First) veränderte jede nachgelagerte Entscheidung – Richtlinien, Tools, Büromietverträge –, statt jede einzeln zu flicken.

Konkrete Regeln – asynchron als Standard, Kernzeiten, keine Meetings außer wenn nötig – verhinderten, dass der Druck zur „Rückkehr zur Normalität“ den alten Kalender wiederherstellte.

Der Umbau der Büros in Studios machte Präsenzzeit knapp und zielgerichtet: Meetings, Offsites und Lernen statt täglicher Pendelwege.

Die Veröffentlichung des Virtual First Toolkit machte aus dem Experiment eines Unternehmens ein wiederverwendbares Modell, das andere kopieren konnten.

Den Standard neu gestalten, nicht die Ausnahme: Dropbox baute Richtlinien, Tools und Büroflächen rund um Remote-Arbeit um – und stellte das Playbook als Open Source bereit, damit das Modell weitergetragen werden konnte.

Bis Juli 2021 hatte Dropbox Studios in den Vereinigten Staaten im Soft-Launch eingeführt, beginnend in San Francisco, und plante dedizierte Studios in Seattle, Tokio und Tel Aviv sowie von WeWork betriebene bedarfsweise nutzbare Räume in anderen Städten, während ein Großteil der bestehenden Büros untervermietet wurde. Houston beschrieb verteiltes Arbeiten als „Einbahnstraße“ und als eine der größten Veränderungen der Wissensarbeit seit der Prägung des Begriffs 1959; das Unternehmen entwickelte das Modell weiter und veröffentlichte das Open-Source-Virtual-First-Toolkit, damit andere Firmen die Praktiken übernehmen konnten.