O Virtual First do Dropbox torna o remoto o padrão — os escritórios se tornam Studios de colaboração

O Dropbox, com mais de 2.800 funcionários e escritórios projetados em torno da colaboração presencial, foi forçado ao trabalho totalmente remoto em 2020. Uma pesquisa que realizou com a Economist Intelligence Unit mostrou que a maioria dos funcionários não queria de volta a rotina de escritório do período pré-pandemia — então o CEO Drew Houston optou por redesenhar o trabalho do conhecimento em torno do remoto em vez de esperar a reabertura.

Deixar de tratar o remoto como uma exceção temporária: tornar o remoto a experiência principal, a assincronia o padrão e manter os escritórios apenas como Studios reserváveis.

Anunciado em 13 de outubro de 2020: o trabalho remoto (fora de um escritório) tornou-se 'a experiência principal para todos os funcionários e o padrão do dia a dia'. O Dropbox estabeleceu comunicação assíncrona por padrão, horários centrais de colaboração (normalmente das 9h às 13h), um auxílio-benefícios e permissão para recusar reuniões, estendeu o trabalho em casa até junho de 2021 e começou a reformar seus escritórios para transformá-los em Dropbox Studios para reuniões, offsites e aulas.

O remoto tornou-se o padrão permanente: em julho de 2021, os Studios foram lançados em fase experimental nos EUA, enquanto o Dropbox sublocava a maior parte de seus escritórios antigos e planejava Studios dedicados em São Francisco, Seattle, Tóquio e Tel Aviv, com espaços sob demanda em outros lugares; sua pesquisa com funcionários constatou que 60% acharam a mudança fácil e 42% ganharam mais tempo de trabalho focado.

Em 13 de outubro de 2020, o Dropbox anunciou que estava se tornando uma empresa 'Virtual First': o trabalho remoto fora de um escritório seria 'a experiência principal para todos os funcionários e o padrão do dia a dia'. A empresa tinha mais de 2.800 funcionários na época, e o anúncio estendeu sua política obrigatória de trabalho em casa até junho de 2021.

O modelo foi projetado, não improvisado. O Dropbox realizou uma pesquisa com a Economist Intelligence Unit que constatou que a maioria dos funcionários não queria voltar à rotina de escritório do período pré-pandemia; em seguida, estabeleceu regras concretas — comunicação assíncrona por padrão, horários centrais de colaboração normalmente das 9h às 13h, um auxílio-benefícios e permissão para recusar reuniões desnecessárias.

Os escritórios não foram mantidos como estavam. O Dropbox começou a reformá-los para transformá-los em 'Studios': espaços acolhedores, semelhantes a cafeterias, salas de conferência para offsites no local e salas de aula para aprendizado em grupo, com Studios dedicados planejados para São Francisco, Seattle, Tóquio e Tel Aviv e espaços menores sob demanda em outros lugares. A empresa abriu o código de seus aprendizados como o Virtual First Toolkit.

Em julho de 2021, os primeiros Studios nos EUA foram lançados em fase experimental, enquanto o Dropbox sublocava grande parte de seu espaço de escritório antigo. O CEO Drew Houston chamou a mudança de porta de mão única — 'uma das maiores mudanças no trabalho do conhecimento desde que o termo foi inventado em 1959' — e posicionou o Dropbox como guia para outras empresas que redesenham o trabalho distribuído.

Declarar um padrão (remoto em primeiro lugar) mudou todas as decisões subsequentes — política, ferramentas, contratos de locação de escritórios — em vez de remendar cada uma separadamente.

Regras concretas — assincronia por padrão, horários centrais, nenhuma reunião a menos que necessária — impediram que a pressão pelo 'retorno ao normal' recriasse a antiga agenda.

Reformar os escritórios para transformá-los em Studios tornou o tempo presencial escasso e proposital: reuniões, offsites e aprendizado, não deslocamentos diários.

Publicar o Virtual First Toolkit transformou o experimento de uma empresa em um modelo reutilizável que outros podiam copiar.

Redesenhe o padrão, não a exceção: o Dropbox reconstruiu política, ferramentas e espaço de escritório em torno do remoto — e depois abriu o código do manual para que o modelo pudesse se propagar.

Em julho de 2021, o Dropbox havia lançado os Studios em fase experimental nos Estados Unidos, começando por São Francisco, e planejava Studios dedicados em Seattle, Tóquio e Tel Aviv, além de espaços sob demanda administrados pela WeWork em outras cidades, enquanto sublocava grande parte de seus escritórios existentes. Houston descreveu o trabalho distribuído como uma 'porta de mão única' e uma das maiores mudanças no trabalho do conhecimento desde que o termo foi cunhado em 1959; a empresa continuou a iterar sobre o modelo e publicou o Virtual First Toolkit de código aberto para que outras empresas pudessem adotar as práticas.