El modelo Virtual First de Dropbox convierte el remoto en la opción predeterminada: las oficinas se transforman en Studios de colaboración

Dropbox, con más de 2.800 empleados y oficinas diseñadas en torno a la colaboración presencial, se vio obligada a pasar completamente al trabajo remoto en 2020. Una investigación que realizó con Economist Intelligence Unit mostró que la mayoría de los empleados no quería recuperar el horario de oficina anterior a la pandemia, por lo que el CEO Drew Houston optó por rediseñar el trabajo del conocimiento en torno al remoto en lugar de esperar a la reapertura.

Dejar de tratar el trabajo remoto como una excepción temporal: hacer del remoto la experiencia principal, de la asincronía la opción predeterminada y mantener las oficinas solo como Studios reservables.

Anunciado el 13 de octubre de 2020: el trabajo remoto (fuera de una oficina) se convirtió en «la experiencia principal para todos los empleados y la opción predeterminada del día a día». Dropbox estableció la comunicación asincrónica por defecto, horarios centrales de colaboración (normalmente de 9:00 a 13:00), una asignación para beneficios y el permiso para rechazar reuniones, extendió el trabajo desde casa hasta junio de 2021 y comenzó a reacondicionar sus oficinas como Dropbox Studios para reuniones, offsites y clases.

El remoto se convirtió en la opción predeterminada permanente: en julio de 2021 los Studios se lanzaron en modo preliminar en Estados Unidos mientras Dropbox subarrendaba la mayor parte de sus oficinas heredadas y planeaba Studios dedicados en San Francisco, Seattle, Tokio y Tel Aviv, con espacios bajo demanda en otras ubicaciones; su investigación entre empleados encontró que el 60 % consideró fácil el cambio y el 42 % ganó más tiempo de trabajo concentrado.

El 13 de octubre de 2020 Dropbox anunció que se convertía en una empresa «Virtual First»: el trabajo remoto fuera de una oficina sería «la experiencia principal para todos los empleados y la opción predeterminada del día a día». La empresa tenía más de 2.800 empleados en ese momento, y el anuncio extendió su política obligatoria de trabajo desde casa hasta junio de 2021.

El modelo fue diseñado, no improvisado. Dropbox realizó una investigación con Economist Intelligence Unit que encontró que la mayoría de los empleados no quería volver al horario de oficina anterior a la pandemia; luego estableció reglas concretas: comunicación asincrónica por defecto, horarios centrales de colaboración normalmente de 9:00 a 13:00, una asignación para beneficios y permiso para rechazar reuniones innecesarias.

Las oficinas no se mantuvieron tal como estaban. Dropbox comenzó a reacondicionarlas como «Studios»: espacios acogedores, similares a cafeterías, salas de conferencias para offsites en el sitio y aulas para aprendizaje grupal, con Studios dedicados planeados para San Francisco, Seattle, Tokio y Tel Aviv y espacios más pequeños bajo demanda en otras ubicaciones. La empresa publicó sus aprendizajes como código abierto en el Virtual First Toolkit.

En julio de 2021 los primeros Studios en Estados Unidos se lanzaron en modo preliminar mientras Dropbox subarrendaba gran parte de su espacio de oficinas heredado. El CEO Drew Houston calificó el cambio como una puerta de un solo sentido —«uno de los mayores cambios en el trabajo del conocimiento desde que se acuñó ese término en 1959»— y posicionó a Dropbox como guía para otras empresas que rediseñan el trabajo distribuido.

Declarar una opción predeterminada (remoto primero) cambió cada decisión posterior —política, herramientas, arrendamientos de oficinas— en lugar de remendar cada una por separado.

Reglas concretas —asincronía por defecto, horarios centrales, ninguna reunión a menos que sea necesaria— impidieron que la presión de «volver a la normalidad» recreara el calendario antiguo.

Reacondicionar las oficinas como Studios hizo que el tiempo presencial fuera escaso y con propósito: reuniones, offsites y aprendizaje, no desplazamientos diarios.

Publicar el Virtual First Toolkit convirtió el experimento de una empresa en un modelo reutilizable que otros podían copiar.

Rediseña la opción predeterminada, no la excepción: Dropbox reconstruyó la política, las herramientas y el espacio de oficina en torno al remoto y luego publicó el manual como código abierto para que el modelo pudiera replicarse.

En julio de 2021 Dropbox había lanzado en modo preliminar los Studios en Estados Unidos, comenzando en San Francisco, y planeaba Studios dedicados en Seattle, Tokio y Tel Aviv, además de espacios bajo demanda gestionados por WeWork en otras ciudades, mientras subarrendaba gran parte de sus oficinas existentes. Houston describió el trabajo distribuido como una «puerta de un solo sentido» y uno de los mayores cambios en el trabajo del conocimiento desde que se acuñó el término en 1959; la empresa siguió iterando sobre el modelo y publicó el Virtual First Toolkit de código abierto para que otras firmas pudieran adoptar las prácticas.