Dropboxの「Virtual First」がリモートを既定とし、オフィスは協働用の「Studios」に

2,800人超の従業員を抱え、対面での協働を前提にオフィスを設計していたDropboxは、2020年に完全リモートを余儀なくされた。同社がエコノミスト・インテリジェンス・ユニットと実施した調査では、大多数の従業員がパンデミック前のオフィス勤務スケジュールに戻ることを望んでいなかった。そこでCEOのドリュー・ヒューストンは、再開を待つのではなく、リモートを中心に知識労働を再設計することを選んだ。

リモートを一時的な例外として扱うのをやめる。リモートを主要な体験とし、非同期を既定とし、オフィスは予約可能なStudiosとしてのみ残す。

2020年10月13日に発表された。オフィス外でのリモートワークが「全従業員にとっての主要な体験であり、日々の既定」となった。Dropboxは非同期を原則とするコミュニケーション、コアとなる協働時間（通常午前9時から午後1時）、福利厚生のための手当、不要な会議を断る許可を設定し、在宅勤務を2021年6月まで延長し、会議やオフサイト、クラス向けにオフィスをDropbox Studiosへと改装し始めた。

リモートが恒久的な既定となった。2021年7月までに、Dropboxが旧オフィスの大部分を転貸し、サンフランシスコ、シアトル、東京、テルアビブに専用のStudiosを計画し、その他の地域にはオンデマンドのスペースを設ける中で、Studiosは米国でソフトローンチされた。同社の従業員調査では、60%がこの移行を容易と感じ、42%がより集中できる作業時間を増やしたと回答した。

2020年10月13日、Dropboxは「Virtual First」企業になると発表した。オフィス外でのリモートワークが「全従業員にとっての主要な体験であり、日々の既定」となる。同社は当時2,800人超の従業員を抱えており、この発表により義務的な在宅勤務方針が2021年6月まで延長された。

このモデルは行き当たりばったりではなく設計されたものだった。Dropboxはエコノミスト・インテリジェンス・ユニットと調査を実施し、大多数の従業員がパンデミック前のオフィス勤務スケジュールに戻ることを望んでいないことを明らかにした。その後、具体的なルールを設定した。すなわち、既定としての非同期コミュニケーション、通常午前9時から午後1時までのコア協働時間、福利厚生手当、不要な会議を断る許可である。

オフィスはそのまま維持されなかった。Dropboxはそれらを「Studios」へと改装し始めた。カフェのような柔らかな空間、オンサイトのオフサイト向け会議室、グループ学習向けの教室であり、サンフランシスコ、シアトル、東京、テルアビブには専用のStudiosを計画し、その他の地域にはより小規模なオンデマンドスペースを設けた。同社は学びをVirtual First Toolkitとしてオープンソース化した。

2021年7月までに、Dropboxが旧オフィススペースの大部分を転貸する中で、最初の米国Studiosがソフトローンチされた。CEOのドリュー・ヒューストンはこの移行を一方通行の扉と呼び、「1959年にこの言葉が生まれて以来の知識労働における最大の変化の一つ」と述べ、分散型ワークを再設計する他社の手引きとしてDropboxを位置づけた。

既定（リモート優先）を宣言することで、方針、ツール、オフィスリースといった下流のあらゆる意思決定が、個別に修正されるのではなく一変した。

非同期を原則とすること、コアタイム、必要でない限り会議をしないといった具体的なルールが、「通常への回帰」という圧力によって旧来のカレンダーが再現されるのを防いだ。

オフィスをStudiosへ改装することで、対面の時間は希少かつ目的のあるものになった。すなわち、毎日の通勤ではなく、会議、オフサイト、学習である。

Virtual First Toolkitを公開することで、一企業の実験が他社が模倣できる再利用可能なモデルとなった。

例外ではなく既定を再設計する。Dropboxは方針、ツール、オフィススペースをリモート中心に再構築し、そのプレイブックをオープンソース化してモデルが広がれるようにした。

2021年7月までに、Dropboxは米国でサンフランシスコを皮切りにStudiosをソフトローンチし、シアトル、東京、テルアビブに専用のStudiosを、その他の都市にはWeWork運営のオンデマンドスペースを計画する一方、既存オフィスの大部分を転貸していた。ヒューストンは分散型ワークを「一方通行の扉」であり、1959年にこの言葉が生まれて以来の知識労働における最大の変化の一つと表現した。同社はモデルの反復を続け、他の企業が実践を採用できるようオープンソースのVirtual First Toolkitを公開した。